Ordner, Ordnung und Dokumentenmanagement-System

Jeder, der sich mit dem Thema befasst, wird schnell feststellen, dass der Markt unter dem Begriff «DMS» zahlreiche Lösungen bietet. Die weitaus meisten der angebotenen Lösungen orientieren sich bezüglich der Ablagestruktur an dem, was den Büroalltag seit jeher prägt: Eine physische Ablage. Dokumente werden in Ordnern abgelegt, die Ordner in Regale oder Schränke gestellt. «Das […]

Was verstehen Sie unter Digitalisierung?

Scannen und gut ist … Digitalisierung betrifft uns irgendwie alle, ob als Privatperson oder im Berufsleben. Aber was genau versteht man darunter? Bei Wikipedia steht dazu: «Der Begriff Digitalisierung bezeichnet im ursprünglichen Sinn das Umwandeln von analogen Werten in digitale Formate.» Oder anders gesagt: Was wir in Papierform, auf einem Mikrofilm oder Ähnlichem abgelegt haben, […]

Geschäftsdokumente archivieren: einfach, rechtssicher und schnell

Viele Unternehmen haben mit der gesetzeskonformen Archivierung und dem Schutz von Dokumenten Mühe. Zum Beispiel in Deutschland betrifft dies gemäss einer Studie mehr als ein Drittel aller Firmen. Wenn man bedenkt, dass Unternehmen bei der Archivierung ihrer Dokumente steuer-, handels- und datenschutzrechtliche Auflagen erfüllen müssen (OR, GeBüV und DSG), erstaunt dies. Zumal es teuer werden […]

Versionenverwirrung – Dokumentenmanagement schafft Abhilfe

In vielen Unternehmen gehört Teamarbeit zum Alltag und findet oft abteilungs-oder sogar standortübergreifend statt. Neben Vorteilen birgt dies auch Gefahren. Das mussten die Mitarbeitenden eines KMU in diesem erdachten, aber realistischen Praxisfall erfahren. Zu dritt arbeiteten sie in verschiedenen Niederlassungen an einem gemeinsamen Kundenprojekt. Zu viele Datei-Versionen führten jedoch zu einem Dokumenten-Chaos sowie Verwirrung und […]

ECM: Bereiche und Einsatzgebiete

ECM-Bereiche entlang des Lebenszyklus von Dokumenten ECM-Systeme decken die Vorgänge im ganzen Lebenszyklus von Informationen und Dokumenten ab, wie die folgende Darstellung aufzeigt. ECM-Systeme: Bereiche und Funktionen Im Software-Markt haben sich daraus folgende Aufgabenbereiche und Funktionscluster etabliert, wobei der Funktionsumfang und -palette von Produkt zu Produkt stark variieren. ECM-Anwendungsfelder entlang der Wertschöpfungskette Welche ECM-Bereiche und […]