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Die exponentiell wachsende Daten- und Informationsflut
Das rasante Wachstum des Datenaufkommens wird getrieben durch die Digitalisierung der Geschäftsprozesse, durch Big Data-Ansätze und immer grössere (Multimedia-)Dateigrössen. Es verursacht nicht nur steigende Kosten für Speicherlösungen, sondern bringt grosse Herausforderungen an eine effizientes und zielführendes Daten- und Dokumetenmanagement mit sich.
Zentrale Fragestellungen sind etwa die folgenden:
- Wie finden Mitarbeitende schnell und zielsicher die benötigten Dokumente und Informationen in der Datenflut?
- Wie können die Informationen am einfachsten geteilt werden – intern und extern?
- Wie können die Verarbeitungsschritte von der Erfassung über die Nutzung bis zur Löschung der Daten automatisiert werden?
- Wie werden die Daten ökonomisch verwaltet?
Getrennte Datensilos
In vielen Unternehmen befinden sich die Daten in verschiedenen Speichergefässen, welche nicht miteinander verbunden sind. Der Zugriff ist nach Personen, Standorten und Ländern segmentiert. Die Verfügbarkeit von Informationen und Dokumenten ist stark eingeschränkt, Doppelspurigkeiten sind an der Tagesordnung.
Zunehmende Wichtigkeit des Wissensmanagements
Mit der zunehmenden Datenflut steigt auch die Wichtigkeit des Wissenmanagements. Der Einsatz von geeigneten Tools und Methoden zur Auswertung und Verarbeitung von Informationen wird je länger je mehr zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil.
Zunehmend heterogene IT-Landschaft
Unstrukturierte Inhalte
Mobiles Arbeiten
Enterprise
Abteilungs- und standortübergreifend im ganzen Unternehmen
Content
Inhalte in allen Formen und Formaten
Management
Erfassen, Speichern, Bereitstellen und Verwalten
Enterprise Content Management-Systeme machen alle im Unternehmen vorhandenen Informationen in einem System auffindbar und nutzbar. Dies bedeutet nicht nur Effizienzsteigerungen aufgrund der vollumfänglichen Verfügbarkeit der Informationen, sondern auch die digitale Vernetzung der Inhalte. Damit können Automatisierungen und verkürzte Arbeitsabläufe realisiert werden.
Dank dieser Voraussetzungen lassen sich die Produktivität und die Innovationskraft steigern, die Qualität und der Kundenservice optimieren. Gleichzeitig erhöht sich die Daten- und die Rechtssicherheit.
[Mehr zu Enterprise Content Management] [Mehr zu “Was ist ein DMS”]
- Lesen, bearbeiten, speichern und teilen
- Zugriff über den Webbrowser oder App auf Ihrem mobilen Endgerät
- Zugriff gemäss persönlichen Rechten
- Checkin/-out
- Versionierung
- History
- Automatische Metadaten-Generierung
- Geführter Ablageprozess
- Volltextindexierung
- Visualisierte Ordnerstrukturen
- Speicherbare Suchen
- Viewer / Dokumentenvorschau
- Fortgeschrittene Suchfunktionen
- Übersichtliches, modernes UI
- Notizen zum Dokument
- Integration in gewohnte Benutzeroberfläche (MS Office, Outlook, Notes Domino)
- Standardisierte Rechtevergabe
- Dezentrale Rechteverwaltung
- Automatisierte serverseitige Archivierung
- Automatisierte Löschung aus dem Archiv nach Ablauf der definierten Aufbewahrungsdauer
- z. B. Scan-Integration, Web Content Management
- Automatisierung weiterer Prozesse
- Umfassende Funktionspalette
- Hochentwickelte Technologie, bewährt im jahrelangen Einsatz in unzähligen Unternehmen weltweit
- Langfristige Perspektive und Investitionsschutz dank permanenter Weiterentwicklung
- Hohe Skalierbarkeit in Hinsicht auf das Datenvolumen
- Grosses Angebot funktioneller Erweiterungsmöglichkeiten
- Modularer Aufbau ermöglicht den individuellen Bedürfnissen angepasste Lösungen
- «Social readiness»: Erweiterungen mit “Social Network”-Funktionen wie Blogs, Wikis, Activitystreams einfach realisierbar
CROSS-WORKS ist langjähriger IBM Premier Business Partner, HCL Software Business Partner und ECM-Spezialist. Wir unterstützen Sie von der Analyse der IST-Situation über die Entwicklung der optimalen Lösung bis zur Umsetzung. Und falls gewünscht übernehmen wir auch den Betrieb – gehostet oder in der Cloud.
| On Premise | Hosted / Private Cloud | Cloud | |
|---|---|---|---|
| Physische Datenspeicher | Intern, Standort der Speicher vor Ort im Unternehmen | Ausgelagert, der Standort der Speicher ist in der Regel bekannt | Ausgelagert, Standort der Speicher nicht bekannt |
| Betrieb, Backups | Internes IT-Team | Externes Spezialisten-Team | Externes Spezialisten-Team |
| Software: Updates und Lizenzen | Internes IT-Team | Externes Spezialisten-Team | Externes Spezialisten-Team |
| Flexibilität der Lösung | Vollständige Flexibilität | Vollständige Flexibilität | Eingeschränkte Flexiblität bei standardisierten Angeboten |
| Projektierungsphase | Eher lang | Eher kurz, besonders bei Ready-to-use-Angeboten | |
| Knowhow | Intern | Extern | Extern |
| Kostenstruktur | Kompliziert, viele Faktoren: Personal, Infrastruktur, Lizenzen, Support. | Je nach Angebot | Sehr transparent |
CROSS-WORKS erarbeitet mit Ihnen die geeignete Lösung für Ihr Unternehmen. Melden Sie sich jetzt für ein unverbindliches Beratungsgespräch.
Lösungen
Kompetenzen
Publikationen
Schlagworte
- Mobiles Arbeiten
- Dokumenten-ID
- Dokumenten Check-In
- Versionierung
- Metadaten
- Volltextindexierung
- Workflow Management
- Rechtssichere Archivierung
- Lifecycle Management
- Enterprise Content Management
- Enterprise Social Network
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