Scannen und gut ist …
Digitalisierung betrifft uns irgendwie alle, ob als Privatperson oder im Berufsleben. Aber was genau versteht man darunter? Bei Wikipedia steht dazu: «Der Begriff Digitalisierung bezeichnet im ursprünglichen Sinn das Umwandeln von analogen Werten in digitale Formate.» Oder anders gesagt: Was wir in Papierform, auf einem Mikrofilm oder Ähnlichem abgelegt haben, lässt sich in informationstechnisch nutzbare Daten umwandeln. Wenn dies so stimmt, sind wir mit der Digitalisierung schnell fertig: Wir scannen alle Dokumente und stellen sicher, dass keine neuen analogen Daten wie Schriftstücke, Bilder, Mikrofilme etc. mehr entstehen.
Ganz so einfach ist es leider nicht. Die Überführung von Archiven und/oder bestehender, papiergetriebener Prozesse in eine digitale Entsprechung, ist zwar ein wichtiger Aspekt im Rahmen der Digitalisierung eines Unternehmens, aber er ist eben nicht der einzige. In vielen Unternehmen geschieht die Digitalisierung personengetrieben: Jeder Mitarbeitende definiert mehr oder weniger für sich, wie und was er digitalisiert und wie oder sogar wo er archiviert. Die Folge ist ein Wirrwarr von diversen Datenformaten, unterschiedlichen oder gar fehlenden Klassifizierungen der Dokumente, Ablagen in diversen Systemen, fehlenden Berechtigungskonzepten … Alles Aspekte, die einem effizienten und transparenten Umgang mit digitalen Dokumenten und Informationen im Weg stehen und damit eindeutig nicht im Sinne der Digitalisierung sind.
Digitalisierung ist mehr als digital ablegen
Ein gutes Beispiel dafür ist das PDF-Format. Jede und jeder kennt es und weiss, wie man eine PDF-Datei erstellt. Je nachdem wie man sie generiert, ist eine PDF-Datei aber durchsuchbar oder eben nicht. Nicht durchsuchbare PDF-Dateien sind im Hinblick auf eine spätere, zielgerichtete Suche nicht sonderlich sinnvoll. Man sollte also besser von Beginn an definieren, welche Art von PDF-Dateien man benötigt und mit welchem Werkzeug diese erstellt werden. Mehr dazu in unserem Fachartikel «PDF ist nicht gleich PDF».
«Suchen» ist ein ebenso wichtiges Stichwort. Wo sucht man nach dem gewünschten Dokument, wenn man weiss, dass es in verschiedenen Systemen und an unterschiedlichen Orten abgelegt sein könnte? Und selbst wenn nur ein einziger Ablageort in Frage kommt: Unter welchem Begriff, mit welchem Speicherdatum oder in welchem Ordner ist das gewünschte Dokument denn zu finden? Glück hat, wer ein Dokumentenmanagement-System (DMS) verwendet, denn jedes moderne DMS bietet eine sogenannte Volltextsuche. Es handelt sich um eine Google nicht ganz unähnliche Suche, bei der die Inhalte der gespeicherten Dateien durchsucht werden – vorausgesetzt natürlich, dass sie durchsucht werden können.
Digitalisierung bedeutet also nicht nur, Informationen elektronisch zur Verfügung zu stellen. Es geht auch darum, Dinge innerhalb einer Organisation zu vereinheitlichen und zu standardisieren.
Mit der richtigen Hilfe geht es einfacher
Für Unternehmen, die diese Herausforderung nicht rein organisatorisch angehen wollen, haben wir mit DocYard eine hervorragende Lösung. Wie sie funktioniert, sehen Sie in diesem kurzen Video:
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