Viele Unternehmen haben mit der gesetzeskonformen Archivierung und dem Schutz von Dokumenten Mühe. Zum Beispiel in Deutschland betrifft dies gemäss einer Studie mehr als ein Drittel aller Firmen. Wenn man bedenkt, dass Unternehmen bei der Archivierung ihrer Dokumente steuer-, handels- und datenschutzrechtliche Auflagen erfüllen müssen (OR, GeBüV und DSG), erstaunt dies. Zumal es teuer werden kann – vor allem bei der Verletzung von Aufbewahrungsvorschriften im Zusammenhang mit steuerlichen Vorschriften. Die Auflagen zum Datenschutz werden am 25. Mai 2018 mit dem Inkrafttreten der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung, die auch Schweizer Firmen betreffen kann, verschärft. Auch in der Schweiz läuft die Revision des Datenschutzgesetzes (DSG). Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Herausforderungen der Dokumentenarchivierung und wie Sie diesen mit Hilfe eines Dokumentenmanagement-Systems begegnen können.
Die Herausforderungen
Aufbewahren und Löschen:
Unternehmen müssen Unterlagen wie Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse und die Geschäftskorrespondenz in der Regel zehn Jahre lang aufbewahren. Das ist erstens eine lange Zeit und ergibt zweitens ein nicht unerhebliches Papier- respektive Datenvolumen. Egal, ob Papier oder unsortierte Daten: Es ist nicht einfach, den Überblick zu behalten, welche Informationen wie lange aufbewahrt werden müssen und wann sie gelöscht oder vernichtet werden dürfen. Werden Unterlagen zu früh entsorgt, kann dies erhebliche Konsequenzen nach sich ziehen. Viele Unternehmen respektive ihre Mitarbeitenden haben deshalb Hemmungen, Dokumente zu entsorgen. Sie befürchten, eine wichtige Information unwiederbringlich zu löschen. Bei physischen Unterlagen belastet dies das Papierarchiv, bei digitalen Dokumenten den Server. Mit einem Dokumentenmanagement-System, in dem alle Dokumente digital abgelegt sind, kann man diesem Problem begegnen: Wenn die Aufbewahrungsfrist für Dokumente abgelaufen ist, informiert das System, dass sie gelöscht werden können. Oder es löscht diese – je nach Einstellung – gleich selbst.
Revisionssicherheit:
Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass Dokumente unverändert, auffindbar, nachvollziehbar und verfälschungssicher aufbewahrt werden müssen. Vor allem die Auffindbarkeit von Unterlagen ist oftmals alles andere als einfach. Je grösser die Menge der Unterlagen in einem Papierarchiv oder auf einer unorganisierten Datenablage, desto schlechter ist die Übersicht. Schnell ist es bei einer physischen Ablage passiert, dass eine Akte an einem falschen Ort abgelegt, falsch oder unverständlich angeschrieben wird. Die benötigten Unterlagen wiederzufinden, ist mit grossem Aufwand verbunden. Handelt es sich gar um ein einzelnes Dokument, das in einer falschen Akte abgelegt wurde, ist es nahezu aussichtslos. Gleiches gilt bei einem digitalen Archiv. In gängigen File-Strukturen ein Dokument zu finden, dessen Dateiname man nicht kennt, kann Stunden oder gar Tage dauern.
Bei langfristiger Aufbewahrung müssen Dokumente auch nach Jahren oder Jahrzehnten gut lesbar sein. Deshalb sind Papiere und Akten vor Umwelteinflüssen wie Licht und Feuchtigkeit zu schützen. Damit digitale Daten auch nach einem Serverdefekt noch vorhanden und lesbar sind, sollten sie mittels Backup gesichert werden.
Dokumente müssen einwandfrei zuzuordnen sein. Aufgrund der Verfälschungssicherheit kann zudem Folgendes wichtig sein: Der Arbeitsprozess und die Veränderungen an Dokumenten lassen sich nachvollziehen.
Auffindbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfälschungssicherheit lassen sich durch ein modernes Dokumentenmanagement-System garantieren. Die Dokumente bleiben auch bei steigender Anzahl organisiert und sind rasch auffindbar. Durch Rechteverwaltung und Versionierung ist jederzeit klar, wer auf welche Dokumente zugegriffen oder diese verändert hat.
EU-Datenschutzgrundverordnung und Revision Schweizer Datenschutzgesetz:
Im Zuge der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die im Mai 2018 in Kraft tritt, ist Nachvollziehbarkeit von entscheidender Bedeutung. Ein Unternehmen muss in der Lage sein, lückenlos anzugeben, welche Daten woher stammen, zu welchem Zweck sie erhoben und verarbeitet werden, ob und wenn ja an wen sie weitergegeben (worden sind) sowie wann sie gelöscht werden.
In der Schweiz sieht es ähnlich aus. Das Datenschutzgesetz (DSG) ist in Revision, um es den veränderten technologischen und gesellschaftlichen Verhältnissen anzupassen. Zudem soll die Revision die schweizerische Datenschutzgesetzgebung insgesamt den Anforderungen der EU-Verordnung annähern, damit die EU die Schweiz weiterhin als Drittstaat mit einem angemessenen Datenschutzniveau anerkennt. Der Bundesrat hofft, das neue DSG auf August 2018 in Kraft setzen zu können.
Bei einem Dokumentenmanagement-System werden Arbeitsprozesse wie auch Zugriffsberechtigungen digitalisiert. Das garantiert die lückenlose Nachvollziehbarkeit der Bearbeitungsschritte von Dokumenten.
Haben Sie gewusst:
→ dass auch E-Mails zu den aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen gehören können?
→ dass niemand auf Archivdaten Zugriff haben dürfte, ohne dabei auf Berechtigung geprüft und protokolliert zu werden? Auch nicht die Informatikabteilung!
→ dass pro Jahr durchschnittlich 5 Prozent der Unterlagen eines Unternehmens falsch abgelegt werden und somit in aller Regel verloren gehen?
→ dass wenn die papierbasierten Geschäftsunterlagen bei einer Naturkatastrophe zerstört würden, sieben von zehn Unternehmen innerhalb von drei Wochen Insolvenz anmelden müssten?
→ dass bei einem Unternehmen durchschnittlicher Größe das Papieraufkommen jährlich um 22 Prozent steigt? Folglich verdoppelt sich das Papierarchiv alle 3,3 Jahre.
