PDF ist nicht gleich PDF

Das Dateiformat PDF kennt jeder. Möchte man ein x-beliebiges Dokument versenden, das der Empfänger auf jeden Fall öffnen und lesen kann? Und soll das Dokument möglichst in seiner ursprünglichen Darstellung bleiben? Dann ist PDF der absolute Standard. Das gilt auch für die Dokumenten-Archivierung, wobei dafür das optimierte Format PDF/A verwendet wird. Viele User wissen das […]

Mit modernem Dokumentenmanagement-System (DMS) gegen das Daten-Chaos

Stellen Sie sich vor, Mitarbeitende in Ihrem Unternehmen würden pro Monat fast einen ganzen Tag einfach verplempern. Einer Studie zufolge tun sie jedoch genau das: Europäische Bürokräfte verbringen pro Tag im Schnitt 22 Minuten damit, Dokumente und Bilder im Netzwerk ihrer Firma zu suchen. Im Jahr sind dies rund 90 Stunden. Rechnet man mit CHF […]

Geschäftsdokumente archivieren: einfach, rechtssicher und schnell

Viele Unternehmen haben mit der gesetzeskonformen Archivierung und dem Schutz von Dokumenten Mühe. Zum Beispiel in Deutschland betrifft dies gemäss einer Studie mehr als ein Drittel aller Firmen. Wenn man bedenkt, dass Unternehmen bei der Archivierung ihrer Dokumente steuer-, handels- und datenschutzrechtliche Auflagen erfüllen müssen (OR, GeBüV und DSG), erstaunt dies. Zumal es teuer werden […]

Versionenverwirrung – Dokumentenmanagement schafft Abhilfe

In vielen Unternehmen gehört Teamarbeit zum Alltag und findet oft abteilungs-oder sogar standortübergreifend statt. Neben Vorteilen birgt dies auch Gefahren. Das mussten die Mitarbeitenden eines KMU in diesem erdachten, aber realistischen Praxisfall erfahren. Zu dritt arbeiteten sie in verschiedenen Niederlassungen an einem gemeinsamen Kundenprojekt. Zu viele Datei-Versionen führten jedoch zu einem Dokumenten-Chaos sowie Verwirrung und […]

On Premise, hosted oder in der Cloud?

Beim Entscheid, welche Lösung für Ihre Unternehmung zu bevorzugen ist, spielen verschiedene Faktoren eine Rolle.

5 Gründe, warum Sie ein ECM-System brauchen

1. Weil es die Probleme der manuelle Dokumentenverwaltung löst. Der zunehmende Informations, und Datenstrom, der durch jedes Unternehmen fliesst, ist mit der manuellen Dokumentenablage und -verwaltung über kurz oder lang nicht mehr bewältigbar. Trotz hohem personellen Aufwand werden viele Dokumente falsch, viele gar nicht, andere wiederum doppelt erfasst. Dies führt zur widersinnigen Situation, dass Informationen […]

ECM: Bereiche und Einsatzgebiete

ECM-Bereiche entlang des Lebenszyklus von Dokumenten ECM-Systeme decken die Vorgänge im ganzen Lebenszyklus von Informationen und Dokumenten ab, wie die folgende Darstellung aufzeigt. ECM-Systeme: Bereiche und Funktionen Im Software-Markt haben sich daraus folgende Aufgabenbereiche und Funktionscluster etabliert, wobei der Funktionsumfang und -palette von Produkt zu Produkt stark variieren. ECM-Anwendungsfelder entlang der Wertschöpfungskette Welche ECM-Bereiche und […]

ECM (Enterprise Content Management) in a nutshell

ECM, das bedeutet: Enterprise Abteilungs- und standortübergreifend im ganzen Unternehmen Content Inhalte in allen Formen und Formaten Management erfassen, speichern, bereitstellen und verwalten. In einem Satz: ECM macht alle im Unternehmen vorhandenen Informationen in einem System auffindbar und nutzbar. Dies bedeutet nicht nur Effizienzsteigerungen aufgrund der vollumfänglichen Verfügbarkeit von Informationen. Die digitale Vernetzung der Inhalte […]