Aller Anfang ist schwer
Wer liebt seine lokale Festplatte nicht? Man kann darauf speichern, was man will und wo man will. Auch die Speicherkapazität schränkt in Zeiten von Terabytes den lokalen Speicher-Tatendrang kaum mehr ein. Der einzige Haken daran: Ausser der jeweiligen Benutzerin oder dem jeweiligen Benutzer haben keine anderen Mitarbeitenden auf die für sie vielleicht wichtigen Dokumente Zugriff. Ist nicht schlimm, dafür gibt es ja E-Mail. Alle relevanten Dokumente an die Mitarbeitenden senden, geht ruckzuck und diese können die Dokumente ebenfalls auf den lokalen Festplatten ihrer Computer ablegen – schon hat jede Person was sie braucht.
So in etwa hat digitale Zusammenarbeit in Unternehmen oder Teams wohl mal begonnen. Mittlerweile sind wir etliche grosse und kleine Schritte weiter, in den meisten Unternehmen hat sozusagen eine «Unternehmens-Festplatte» die lokalen Festplatten der einzelnen Computer mindestens ergänzt, wenn nicht ganz ersetzt. Das ist gut so – denn von der gemeinsamen Unternehmens-Festplatte gibt es in der Regel kontinuierliche Sicherungskopien. Bei lokalen Festplatten ist dies meist nicht der Fall. Eine kaputte Festplatte oder ein defekter Computer ist in vielen Fällen gleichbedeutend mit einem – mitunter herben – Datenverlust.
Gemeinsamer Speicher schafft neue Herausforderungen
Die Unternehmens-Festplatte hat aber nicht nur Vorteile: Speichern dort alle Mitarbeitenden Daten, entstehen in kurzer Zeit viele Dokumente. Das macht die ganze Angelegenheit etwas unübersichtlich. Dazu kommt, dass sich zwar die meisten Unternehmen eine gewisse Ablagestruktur ausdenken – meist ein aus der historischen Tätigkeit organisch gewachsenes, mehr oder weniger logisches System aus Ordnern – und die Mitarbeitenden anhalten, sich an dieses System zu halten … Aber eben, hält sich das Personal nicht an die Vorgaben, kann man nicht wirklich etwas dagegen tun.
Jede gemeinsam genutzte Ablagestruktur ist ein Kompromiss. Das Backoffice hätte gerne eine Struktur nach Kunden, Abteilung X arbeitet eigentlich nach Regionen und Team C denkt und arbeitet in Geschäftsjahren. Obwohl die Unternehmens-Festplatte an dieser Herausforderung scheitert, bietet sie doch einen möglichen Lösungsansatz: Jede Abteilung führt ihre eigene Struktur. So haben alle auf alles Zugriff. Dumm ist nur, dass dann oft dieselben Dokumente, mit unterschiedlichen Namen an unterschiedlichen Orten abgelegt sind, Mitarbeitende des Backoffice die Systematik der Abteilung X sowieso nicht nachvollziehen können und schon bald niemand mehr weiss, welche Version eines Dokuments denn nun die gültige ist.
Im Laufe der Zeit – und damit sind nicht Jahrzehnte gemeint – kristallisiert sich ein weiterer, gravierender Nachteil der Unternehmens-Festplatte heraus. Da unterschiedliche Berechtigungen nur sehr schwer abzubilden sind, haben auf der Unternehmens-Festplatte die meisten Benutzer Zugriff auf praktisch alles. «Man muss ja auch mit allen Dokumenten arbeiten können». Da sich die Berechtigung zum Verschieben respektive auch zum Löschen meist nicht separat steuern lässt, hat ein Grossteil der Benutzer die Möglichkeit, einzelne Dokumente, ganze Ordner oder sogar ganze Ordnerstrukturen zu verschieben – und ja – demzufolge auch zu löschen.
Wer sucht der findet – nicht immer
Ein weiterer Nachteil der Unternehmens-Festplatte: Die Suchfunktion ist, wenn überhaupt vorhanden, rudimentär. Was so gut wie gar nicht geht, ist nach Inhalten im Sinne von «alle Dokumente, die den Begriff ‹Ausschreibung› enthalten» zu suchen. Auch eine Suche nach bestimmten Dokumentenarten im Sinne von «alle Angebote, die für den Kunden Meier erstellt wurden» liegt nicht drin. Schon bei relativ kleinen «Unternehmens-Festplatten» bedeutet dies nichts anderes, als dass man Dokumente, welche nicht dort abgelegt sind, wo man sie erwarten würde oder sie sein sollten, entweder nur noch per Zufall, gar nicht mehr oder nur dann findet, wenn sich die Person, die das Dokument abgespeichert hat, glücklicherweise an den Speicherort erinnert …
Mit DMS Problemen begegnen
Klingt alles nicht so toll? Also doch lieber die lokale Festplatte? Besser nicht. Es gibt Systeme, welche die Vorteile einer zentralen Dokumentenablage – der Unternehmens-Festplatte – bieten, ohne die aufgeführten Nachteile zu haben: Lösungen zum Management von Dokumenten, sogenannte «Dokumentenmanagement-Systeme» oder kurz DMS genannt.
Sollten Sie die oben beschriebenen Probleme kennen und sollte ihre Unternehmens-Festplatte eher einem Hindernis als einem Hilfsmittel gleichen, ist es höchste Zeit, dass wir miteinander sprechen.
Gerne geben wir Ihnen Auskunft, welche weiteren Vorteile ein Dokumentenmanagement-System hat und wie es funktioniert. CROSS-WORKS erarbeitet mit Ihnen die geeignete Lösung für Ihr Unternehmen. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch.
