Wusstest du, dass in der Schweiz pro Kopf und Jahr 106 Kilogramm Papier und Karton verbraucht werden? Zu diesem Ergebnis kam eine Statistik aus dem Jahr 2022. Weltweit sind es rund 380 Millionen Tonnen Holz, die zu Papier verarbeitet werden. Der Verbrauch von 850 kg Papier, rund 150.000 Blatt, entspricht dabei etwa 1 Tonne CO₂, die bei der Herstellung entstehen. Auch in der Schweiz stellt die hohe CO₂-Emission, die dabei entsteht, ein grosses Problem für die Umwelt dar. Ein papierloses Büro trägt einen wichtigen Beitrag zur Klimaneutralität bei.
Das papierlose Büro bezeichnet ein Arbeitsumfeld, in dem digitale Dokumente und elektronische Datenverarbeitungssysteme die traditionellen papierbasierten Prozesse und Dokumentationen ersetzen, mit dem Ziel, den Papierverbrauch zu minimieren oder ganz zu eliminieren. Unter das Konzept des papierlosen Büros fallen prinzipiell alle Dokumente, die traditionell in Papierform gehandhabt werden, wie Geschäftsbriefe und Korrespondenzen, Rechnungen und Quittungen, Verträge, Personalakten, Gehaltsabrechnungen, Geschäftsberichte, technische Dokumentationen und Bedienungsanleitungen, Formulare und vieles mehr.
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Bewertung und Planung
Beginne mit einer gründlichen Bestandsaufnahme der vorhandenen Papierdokumente, sodass du einen Überblick über den Umfang der anstehenden Digitalisierung bekommst. Identifiziere danach Dokumente, die häufig verwendet, bearbeitet oder geteilt werden. Das können Rechnungen oder Angebote sein. Solche Dokumente sollten in den ersten Phasen der Digitalisierung Priorität haben. Überprüfe auch alte Dokumente, die in Archiven gelagert werden. Nicht alles muss digitalisiert werden und sicher kannst du einige davon fachgerecht entsorgen.
Achtung: Aufbewahrungsfristen in der Schweiz
Gemäss dem Obligationenrecht (OR) müssen Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz 10 Jahre aufbewahrt werden. Dies schliesst Bilanzen, Jahresberichte, Lohnabrechnungen, Verträge und ähnliche Dokumente ein. Unterlagen, die für die direkte Bundessteuer, die Verrechnungssteuer und die Mehrwertsteuer relevant sind, müssen ebenfalls 10 Jahre aufbewahrt werden. Bei Personalakten gibt es keine allgemeingültige Regelung zur Aufbewahrung. Es ist jedoch empfehlenswert, auch diese mindestens 10 Jahre aufzubewahren, insbesondere Lohnabrechnungen und Sozialversicherungsunterlagen, um bei möglichen Ansprüchen in Bezug auf Rente oder Arbeitsunfälle etwas nachweisen zu können.
Quellen identifizieren
Kategorisiere nun alle Papierdokumente nach ihrer Art: interne Berichte, externe Korrespondenz, Kundenrechnungen, Verträge usw. Das hilft dir dabei, festzulegen, welche Dokumente vertraulich behandelt oder welche Dokumententypen zuerst digitalisiert werden müssen. Identifiziere zum Abschluss, durch welche Prozesse und von wem Papierdokumente ins Unternehmen gelangen. So verschaffst du dir eine Übersicht über alle Wege, die für das papierlose Büro Optimierungspotenziale mitbringen.
Phasen definieren
Teile den Digitalisierungsprozess in Phasen ein. Setze alle als sehr wichtig identifizierten Dokumente an erste Stelle. Setze dir ferner ein Hauptziel wie «Bis zum Jahresende arbeiten wir zu 80 % papierlos» und Meilensteine, um den Fortschritt zu verfolgen wie «bis Ende des Monats werden alle Kundenverträge digitalisiert.» Überlege, wie viele Mitarbeiter benötigt werden, um den Prozess effizient zu gestalten und ob temporäre Mitarbeiter oder externe Dienstleister hinzugezogen werden sollten.
Tipp: Es kann am Anfang helfen, das Projekt nicht unter dem Namen papierloses Büro, sondern papierarmes Büro zu starten. Das kann wesentlich den Druck nehmen.
IST-Analyse und Zielsetzung
Bevor du dich für ein Dokumenten-Management-System (DMS) entscheidest, ist es wichtig, deine aktuelle Dokumenten-Workflows und die Bedürfnisse deines Unternehmens genau zu analysieren. Frage dich: Was möchtest du mit dem neuen System erreichen? Ob verbesserte Zusammenarbeit, Compliance oder Kosteneinsparungen im Fokus stehen, eine klare Zielsetzung hilft dir, das richtige System auszuwählen und später den Erfolg zu messen.
Mitarbeitende einbeziehen
Es ist auch wichtig, dein Team von Anfang an einzubeziehen. Informiere dieses frühzeitig über geplante Änderungen und erkläre die Vorteile eines DMS. Dies fördert Akzeptanz und Verständnis. Und vergiss nicht zu erwähnen, dass auch Schulungen durchgeführt werden. Das reduziert die Sorge vor den Herausforderungen, die neue Funktionen und Arbeitsweisen mit sich bringen.
Testumgebung nutzen
Beginne mit einer Pilotphase, in der du das DMS in einer Abteilung oder für einen spezifischen Prozess testest. Dies gibt dir die Möglichkeit, mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen. Nach einem erfolgreichen Pilotentest kannst du das System dann schrittweise im ganzen Unternehmen einführen.
Datenmigration vorbereiten
Plane vor allem die Datenmigration sorgfältig. Bereite alle Daten vor, indem du sie einmal ordnest und Duplikate oder veraltete Informationen entfernst. Eine Testmigration vor dem eigentlichen Umzug stellt sicher, dass alles reibungslos verläuft und das DMS wie gewünscht funktioniert.
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